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¿Para qué contratos laborales aplica la nómina electrónica?
La nómina electrónica es el documento digital equivalente a la nómina tradicional. Su emisión es obligatoria para una gran variedad de empresas y aplicable a diferentes contratos laborales, precisamente, en este artículo te vamos a contar de cuáles se tratan. ¡Continua leyendo y conócelos!
¿Cuál es la importancia de la nómina electrónica en Colombia?
La nómina electrónica desempeña un papel vital en la modernización de los procesos de gestión de recursos humanos en Colombia. Su importancia radica en los siguientes aspectos:
¿En qué contratos labores se debe emitir el documento soporte de nómina electrónica?
Los contratos laborales son los mecanismos por medio de los cuales se formaliza una vinculación de trabajo. Estos pueden darse por medio escrito o verbal, según lo establecido en el Artículo 37 del Código Sustantivo del Trabajo.
Contrato verbal
Aunque los contratos laborales verbales se caracterizan por su informalidad y no se firma ningún tipo de documento, si se pactan acuerdos de palabra. Por ende, debe existir cumplimiento de las obligaciones por ambas partes, incluida la generación de la nómina electrónica. Este tipo de contrato está regulado en el Artículo 38 del Código Sustantivo del Trabajo.
Contrato por escrito
Este tipo de contrato está regulado por el Artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo. Cualquier acuerdo entre las partes debe quedar sustentado en un documento por escrito, con las firmas correspondientes para que tenga validez. De este se desprenden diferentes contratos los cuales deben contener el soporte de pago de nómina electrónica. A continuación, hablaremos de ellos:
Contrato laboral fijo
En este contrato se establece una fecha de inicio y finalización específica para la relación laboral. Sin embargo, puede ser renovado al culminar de manera formal o automáticamente si se da cumplimiento a los parámetros legales.
Contrato laboral indefinido
En este caso, se establece un contrato laboral sin fijar una fecha de terminación. Puede ser extendido según la conveniencia y pertinencia que tenga para ambas partes.
Contrato laboral por obra o labor
En este otro tipo de contrato la duración está determinada por el tiempo que sea necesario para culminar una obra, labor o proyecto. Aunque tiene similitud al contrato fijo se diferencia en que este no se determina con una fecha específica, sino más bien por el tiempo requerido para finalizar las actividades por las que se ha contratado al empleado.
Contrato laboral temporal
Corresponde al mismo contrato a término fijo, con la diferencia que se establece para cubrir un puesto de trabajo de manera temporal. Normalmente, aplica para cubrir licencias de maternidad o reemplazo de vacaciones.
¿En qué contrato no es obligatoria la generación del documento de nómina electrónica?
Ahora bien, aquellas personas que tengan un contrato por prestación de servicios con la empresa, no son consideradas legalmente como parte de la misma, por lo que no hacen parte de su nómina y en ese sentido, no habrá que generarse ni transmitirse un soporte de nómina electrónica.
En The Factory HKA contamos con un portal seguro para la emisión de comprobante de pago de nómina
Ahora que hemos revisado los contratos laborales en los que SÍ aplica la emisión de nómina electrónica, seguramente estarás buscando una solución para tu empresa, que te permita cumplir con las disposiciones legales de la DIAN.
Te contamos que en The Factory HKA, disponemos de un portal confiable y seguro para la generación de estos documentos. Se caracteriza por ser bastante intuitivo y práctico, además te permite consultar las nóminas generadas y descargar los comprobantes correspondientes. ¡Contáctanos ahora y recibe acompañamiento especializado!
Conclusión
La implementación de la nómina electrónica es un paso esencial para todas aquellas empresas que están en la obligación de emitir y transmitir este documento hacia la DIAN. El cual aplica tanto en contratos verbales como escritos, a excepción del contrato por prestación de servicios. Al aplicar este sistema podrás asegurar el cumplimiento normativo, la transparencia financiera y la satisfacción de empleados.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto debe reportarse la nómina electrónica?
La nómina electrónica debe reportarse los primeros 10 días del mes vencido. Haciendo el envío de al menos un documento soporte de nómina electrónica por empleado al mes.
¿Por cuánto tiempo deben conservarse los documentos de nómina electrónica?
Tanto los documentos soportes de pago de nómina electrónica como las notas de ajuste, deben conservarse por un periodo de 3 años, garantizando que esta información pueda ser accesible para su posterior consulta.
¿En qué consisten las notas de ajuste en el documento de nómina electrónica?
Se trata de documentos electrónicos en los cuales se llevan a cabo ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y que la empresa emisora deberá ajustar o corregir, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la DIAN.
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