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Nómina electrónica: ¿Quiénes deben implementarla?
Desde el año 2021, se empezó a trabajar en la implementación de la nómina electrónica en Colombia. Un documento soporte de pago fundamental en la era digital, con el que se busca mayor agilidad, eficiencia y transformación de los procesos administrativos de las empresas en el país.
Dada su importancia, es clave conocer quiénes están obligados a aplicarla. En este artículo, te lo explicamos. Además, vamos a explorar la resolución, cuándo debe emitirse este documento y qué se debe reportar. ¡Sigue leyendo y conoce todos los detalles!
¿Quién regula la generación de nómina electrónica?
La nómina electrónica es el documento soporte en formato digital en el cual se detallan los conceptos de pago a todos los empleados y las notas de ajuste que puedan derivar. La entidad encargada de regular y supervisar la implementación y correcto funcionamiento es la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Precisamente, la emisión de este documento soporte con los pagos y novedades debe hacerse a la DIAN. La entidad hará su respectiva revisión para llevar a cabo el control tributario, que también sirve como soporte para la administración de tu empresa.
¿Cuál es la resolución nómina electrónica en Colombia?
La Resolución 0013 del 11 de febrero de 2021 establece los requerimientos técnicos, funcionales y legales exigidos por la DIAN para la implementación de la nómina electrónica en Colombia. Es vital que las empresas se adhieran a esta resolución para evitar sanciones y garantizar una gestión de nómina eficiente.
Nómina electrónica: Obligados a implementarla
La obligación de implementación de la nómina electrónica empezó en septiembre del 2021, la cual aplicaba para empresas con más de 250 empleados, clasificadas como Grupo 1. Posteriormente, entraron la resolución entró en vigencia para las del Grupo 2 y 3. Finalmente, las que hacen parte del Grupo 4, con menos de 10 empleados, debieron hacer la aplicación de este sistema en mayo de 2022.
En ese orden de ideas, todos los contribuyentes que emiten pagos o abonos en cuenta, tendrán que reportar la nómina electrónica. Veamos a quiénes hace referencia:
Aquí es importante aclarar que los empleadores que no declaran renta, es decir, que pertenecen al régimen simplificado no tienen que implementar la nómina electrónica.
¿Cuándo debe generarse la nómina electrónica?
De acuerdo a la resolución, el documento soporte de nómina electrónica debe generarse y transmitirse mensualmente a la DIAN por cada uno de los empleados, dentro de los 10 primeros días hábiles del mes siguiente al periodo de nómina correspondiente.
¿Qué se debe reportar en la nómina electrónica?
En el documento soporte de pago de nómina electrónica se deben incluir una serie de datos para que tenga validez, estos son:
En The Factory contamos con software de nómina Colombia
Ya hemos podido observar que la implementación de la nómina electrónica es obligatoria para cualquier contribuyente en el país. Así que para que puedas dar cumplimiento de forma efectiva, es ideal que contrates a un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN.
En este sentido, en The Factory HKA, nos presentamos como un aliado estratégico, con una plataforma intuitiva, avanzada y robusta, en la que podrás generar, transmitir y consultar los documentos soporte de pago de nómina electrónica hacia la DIAN.
Características de nuestra solución de nómina electrónica
Nuestro portal de nómina electrónica tiene las siguientes características:
Conclusión
La implementación de la nómina electrónica en Colombia es una obligación para todas las empresas contribuyentes que generen pagos o abonos en cuenta. Además, representa una oportunidad para mejorar la eficiencia y transparencia en los procesos contables.
En The Factory HKA, ofrecemos una solución robusta que no solo cumple con los requisitos normativos, sino que también impulsa la productividad y reduce la carga administrativa. ¡Contáctanos y recibe asesoría personalizada!
Preguntas frecuentes
¿Es necesario conservar los documentos de soporte de pago de nómina electrónica?
Efectivamente. Tanto los documentos como las notas de ajuste que se emitan, transmitan y validen, deben conservarse por un periodo de 3 años, asegurando que está información sea accesible para su posterior consulta.
¿Qué son las notas de ajuste de la nómina electrónica?
Estas notas constituyen los documentos digitales en los cuales se llevan a cabo las respectivas correcciones por errores de contenido o aritméticos en documento soporte de nómina, según las especificaciones de la DIAN.
¿Qué ocurre si no se da cumplimiento a implementación de nómina electrónica?
Las empresas que se encuentren obligadas a la implementación de nómina electrónica y no lo lleven a cabo, pueden verse implicadas en sanciones entre el 3% al 5% del valor de su nómina.
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