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Nómina electrónica: ¿Qué es el CUNE y por qué es importante?
La nómina electrónica ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan el pago de sus empleados, simplificando procesos e incrementando la eficiencia administrativa. A través de este sistema pueden notificar directamente a la DIAN, sobre los transacciones que han hecho a sus trabajadores y las retenciones y deducciones correspondientes.
En este contexto, los empleadores tienen que emitir un Documento Soporte de Pago, un archivo digital que aloja toda la información del pago que se hace a cada trabajador. Para que sea válido tiene que contener una serie de elementos, entre estos se encuentra el CUNE. ¿Qué es? ¿Por qué es importante? En este artículo lo veremos, acompáñanos e infórmate.
¿Qué es el CUNE en la nómina electrónica?
El Código Único de Nómina Electrónica (CUNE) es un identificador alfanumérico único asignado a cada Documento Soporte de pago de Nómina Electrónica. Este código es generado por el emisor del comprobante a través de una fórmula matemática que toma en consideración diferentes datos del documento.
¿Por qué es importante el CUNE para el desprendible de pago de nómina?
El CUNE no solo debe estar incluido en el archivo de nómina electrónica sino también en las notas de ajuste que sean generadas para rectificar o cambiar algún dato del documento inicial. Su importancia radica en que garantiza la integridad y la legalidad de los comprobantes de pago.
Así mismo, es un código que avala la trazabilidad, certeza y autenticidad de los certificados de nómina digital ante la DIAN, y posibilita su consulta y validación por parte de los empleadores, trabajadores y las autoridades fiscales.
De igual forma, al establecer un código único para cada documento permite su identificación inequívoca, facilitando su gestión y seguimiento en procesos contables y tributarios.
¿Qué datos debe contener el CUNE en la nómina electrónica?
El CUNE debe estar presente en el documento de nómina electrónica de manera visible en formato XML y PDF o gráfico. El cual debe contener información clave que permita su identificación precisa. Los datos a incluir son los siguientes:
¿Cada cuánto debe emitirse el documento soporte de pago de nómina?
El documento soporte de pago que permite soportar costos fiscales y obtener deducciones en la declaración de renta, debe ser generado de forma mensual, sin importar cuál sea la periodicidad con la que el empleador se encuentre comprometido a realizar sus pagos de nómina.
Allí se debe acopiar la información por empleado con los valores devengados, deducibles y el resultado total de la diferencia. Este archivo tiene que ser transmitido y emitido a la DIAN para su respectiva validación, dentro de los primeros 10 días de cada mes.
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En The Factory HKA, somos una compañía con una amplia experiencia ofreciendo soluciones digitales para el cumplimiento fiscal. Contamos con un portal web que se puede integrar fácilmente con tu software de nómina.
De esa manera, podrás dar cumplimiento a lo establecido en la Resolución DIAN 000013 del 11 de febrero del 2021. Al generar, transmitir y consultar de forma segura y ágil los Documentos Soporte de Pago de Nómina Electrónica hacia la DIAN.
Características de nuestro software de nómina electrónica
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Además, al optar por nuestro software tendrás el respaldo de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, que dispone de diferentes certificaciones internacionales que garantizan la calidad de todos nuestros procesos.
Conclusión
El Código Único de Nómina Electrónica (CUNE) es un elemento vital y obligatorio en la gestión de la nómina electrónica en Colombia, pues garantiza la identificación única y la integridad de los documentos soporte de pago.
Contar con un software de nómina adecuado, como el que ofrecemos en The Factory HKA, facilita el cumplimiento de las obligaciones legales y optimiza los procesos administrativos de tu empresa. ¡Recibe asesoría personalizada y especializada!
Preguntas frecuentes
¿Quiénes deben emitir el Documento Soporte de pago de nómina electrónica?
Este documento debe ser generado por los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que lleven a cabo pagos o abonos en cuenta que se despliegan de una vinculación, ya sea que se trate de una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador.
¿En qué consisten las notas de ajuste del documento de nómina electrónica?
Estos son archivos digitales que representan el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y que el empleador obligado arreglar o modificar, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto determine la DIAN.
¿Cuánto tiempo se debe conservar los documentos soportes de nómina electrónica?
Tanto los documentos soportes de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al documento soporte de pago, que sean emitidos, transmitidos y validados tienen que conservarse por un periodo de 3 años, asegurando que esta información sea accesible para su posterior consulta.
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