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Factura electrónica: Beneficios para empresas y personas
En Colombia, hasta hace unos años se ha empezado a implementar la factura electrónica como respaldo de las transacciones de compra de bienes o servicios, la cual constituye la versión digital de las facturas en papel.
De esa forma, representa una opción eficiente y segura para empresas y personas. De hecho, son varios los beneficios que aporta, de los cuales hablaremos en este artículo. Además de explorar la ley de facturación electrónica en nuestro país. ¡Quédate con nosotros e infórmate!
Factura electrónica en Colombia: ¿Quiénes tienen la obligación de emitirla?
En Colombia, por medio de la Resolución 00042 de mayo de 2020 se establecen los sujetos que tienen la obligación de facturar electrónicamente. A continuación te detallamos quiénes son:
¿Qué sujetos no deben generar factura electrónica?
Ahora bien, existen algunas excepciones en las que ciertos sujetos no están obligados a emitir factura electrónica, los cuales son:
Ley de facturación electrónica en Colombia: ¿Cuál es?
En el mes de mayo del año 2020 entra en vigencia la Resolución 000042, en la cual se establecen los sistemas de facturación, los proveedores tecnológicos, el registro de la factura electrónica de venta como título valor y determinan otras disposiciones. Recientemente, se han venido haciendo algunos cambios a anexos técnicos, los cuales pueden ser consultados en la página de la DIAN.
Beneficios de la factura electrónica para empresas
La adopción de la facturación electrónica conlleva una serie de ventajas significativas para las empresas, que van más allá de la mera digitalización de procesos o el cumplimiento legal (para las que están obligadas a hacerlo).
Disminución de costos
Se eliminan gastos asociados con la impresión, envío postal y almacenamiento físico de facturas en papel. Además, reduce los costos administrativos relacionados con la gestión manual de documentos, como el procesamiento de pagos y la conciliación de cuentas. Esto no solo se traduce en ahorros financieros significativos a largo plazo, sino que también libera recursos que pueden ser reinvertidos en otras áreas estratégicas del negocio.
Reducción de errores humanos
Al automatizar el proceso de emisión y recepción de facturas, se minimiza la posibilidad de errores humanos. Lo cual ocurre gracias al uso de sistemas integrados que verifican la consistencia y exactitud de la información antes de su emisión, lo que reduce significativamente la probabilidad de equivocaciones en comparación con los métodos tradicionales. Así se evitan posibles discrepancias con los clientes o proveedores.
Integración con procesos de contabilidad
La factura electrónica se incorpora fácilmente con los sistemas de contabilidad y gestión empresarial, permitiendo una mayor sincronización y flujo de datos entre diferentes áreas de la compañía. Esta integración simplifica la gestión financiera al automatizar la transferencia de información entre diferentes procesos, lo que disminuye la duplicación de tareas y mejora la coherencia de los datos.
Mayor seguridad y transparencia
Este documento utiliza tecnologías avanzadas, como la firma digital y el cifrado de datos, para garantizar la autenticidad, integridad y confidencialidad de la información. Estos mecanismos de seguridad protegen contra la falsificación y el fraude. Igualmente, brinda un registro digital detallado de todas las transacciones, lo que facilita la auditoría interna y externa y fortalece la confianza de los clientes y socios comerciales.
Fácil almacenamiento y consulta
La factura se conserva de forma digital en sistemas de gestión documental o en la nube, lo que facilita su almacenamiento seguro y su acceso rápido desde cualquier ubicación con conexión a internet. Así se elimina la necesidad de mantener archivos físicos voluminosos y propensos a daños o pérdidas, y simplifica el proceso de búsqueda y recuperación de documentos.
Incremento de la productividad
La automatización de este proceso libera tiempo y recursos que pueden ser asignados a actividades más estratégicas y de mayor valor añadido para la empresa. Al eliminar tareas manuales repetitivas, como la preparación y envío de facturas, los empleados pueden centrarse en aquellas que contribuyan directamente al crecimiento y la innovación del negocio.
¿Cuáles son los beneficios que otorga la factura electrónica a las personas?
El documento soporte de factura electrónica también ofrece ventajas significativas para los consumidores, aquí vamos a desglosar los más relevantes:
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Conclusión
La factura electrónica representa una herramienta fundamental para la modernización y optimización de los procesos de facturación tanto para empresas como para personas. Su implementación no solo conlleva beneficios económicos y operativos, sino que también contribuye a la transparencia, seguridad y sostenibilidad ambiental.
Preguntas frecuentes
¿En qué formato deben estar las facturas para que sean válidas?
Todas las facturas electrónicas deben estar en formato XML, allí debe contener toda la información correspondiente, además de incluir la firma con Certificado Digital del emisor, de esa manera se garantiza su autenticidad.
¿La factura tiene que conservarse de forma física?
No. La factura deberá ser almacenada de forma digital en formato XML, el periodo para conservarla es de 5 años.
¿Existen sanciones por no expedir factura electrónica?
Efectivamente, si tienes la obligación de generar y transmitir este documento ante la DIAN y no lo haces, puedes recibir sanciones económicas, clausura o cierre definitivo del negocio, según lo dispuesto en los artículos 657 y 658 del Estatuto Tributario.
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