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¿Qué es la factura electrónica y cómo llevarla a cabo?
La factura electrónica es un concepto que ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan sus transacciones comerciales en la era digital. En Colombia, esta modalidad de facturación se ha convertido en un requisito esencial para muchas empresas.
Precisamente, en The Factory HKA nos hemos dado a la tarea de realizar el siguiente artículo en el cual hablaremos sobre el concepto, importancia, la ley de facturación electrónica y los riesgos de no hacer la implementación en tu negocio. ¡Infórmate ahora!
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica, es la representación digital de una factura tradicional en papel. En lugar de imprimir y enviar facturas físicas, las empresas generan, emiten y almacenan sus facturas en formato electrónico. Estas suelen estar en XML (Extensible Markup Language) o en PDF con firma digital, lo que garantiza su autenticidad y validez legal.
La factura electrónica incluye la misma información que aquellas que están en papel, como el nombre del emisor y el receptor, el detalle de los productos o servicios prestados, los valores a pagar y los impuestos correspondientes. Las diferencias principales radican en su diseño digital y la automatización de su procesamiento.
Características de la factura electrónica en Colombia
En Colombia, la factura electrónica se ha consolidado como un recurso indispensable para simplificar y agilizar las operaciones comerciales. Algunas de sus características más destacadas son:
¿Por qué es importante la facturación electrónica?
Ley de facturación electrónica en Colombia: ¿A quiénes aplica?
Según lo expedido en la Resolución 00042 de mayo de 2020, quienes están obligados a facturar electrónicamente son:
¿Cuáles son los riesgos de no contar con factura electrónica?
Aquellas empresas que estén obligadas a facturar electrónicamente y hagan caso omiso, pueden verse involucradas en sanciones y multas por parte de la DIAN. Esta entidad tiene la facultad de hacer un seguimiento riguroso y velar porque se dé cumplimiento a la ley. Las penalidades suelen variar según la gravedad de la infracción y pueden afectar significativamente la situación financiera de la empresa.
De igual forma, es posible que se presenten afectaciones contables y fiscales, ya que las transacciones no estarán debidamente registradas y documentadas. Esto puede resultar en auditorías fiscales y ajustes de cuentas desfavorables.
También pueden presentarse retrasos en los pagos y conflictos comerciales si los compradores que están obligados a recibir facturas electrónicas rechazan las facturas en papel o en otros formatos que no cumplan con los requisitos legales.
¿Cómo emitir factura electrónica? Elige un proveedor de confianza
Ya hemos podido explorar algunas razones de peso por las que deberías incluir la facturación electrónica en tu empresa, así mismo, si esta se encuentra en el grupo que están obligadas a hacerlo es fundamental que inicies este proceso lo antes posible.
Con el fin de que permanezcas tranquilo y puedas emitir la factura electrónica de forma favorable, oportuna y cumpliendo con los estándares establecidos por la DIAN, es conveniente que selecciones un proveedor de software de facturación electrónica confiable que se adapte a las necesidades de tu negocio.
En The Factory HKA tenemos la solución de facturación que necesitas
En The Factory HKA Colombia SAS, nos constituimos desde el año 2010, desde entonces hemos ofrecido soluciones de facturación electrónica a diferentes tipos de empresas en todo el país.
Somos un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN bajo resolución 002542 del 07 abril del 2017 y la 002794 del 07 de abril de 2022.
Aquí comprendemos y nos ajustamos a las necesidades de cada uno de nuestros clientes, por ende, ofrecemos un sistema intuitivo con el cual puedan emitir facturas de manera sencilla y práctica directamente ante la DIAN.
Con nuestro software podrás almacenar de forma segura las facturas y tendrás un respaldo de datos para garantizar la integridad de los documentos.
Somos The Factory HKA Colombia, especialistas en Soluciones Fiscales. ¡Contáctanos ahora!
Conclusión
La factura electrónica es una herramienta fundamental en la gestión financiera de las empresas en Colombia. Cumplir con los requisitos legales y aprovechar sus beneficios es primordial para la competitividad y el éxito empresarial.
La obligatoriedad de la facturación electrónica no solo responde a una normativa fiscal, sino que también representa una oportunidad para mejorar la eficiencia operativa, reducir costos y contribuir a la transparencia en las transacciones comerciales.
The Factory HKA Colombia, estamos comprometidos a brindarte la solución de facturación electrónica que necesitas para cumplir con la normativa vigente y mejorar la gestión financiera de tu empresa. ¡Confía en nuestros servicios! ¡Resuelve tus dudas o habla con uno de nuestros especialistas!
Preguntas frecuentes
¿Todos los compradores deben recibir factura electrónica?
Depende, si están obligados a mostrar facturas electrónicas o las requieren para llevar un control contable, es necesario que se les sean emitidas. Sin embargo, la expedición de las facturas en este formato debe estar bajo el consentimiento del destinatario.
¿Cuáles son los datos comunes que lleva una factura electrónica?
Una factura electrónica debe incluir datos como el número de factura, serie, fecha de expedición, nombre y apellidos, razón social o denominación social tanto del emisor como del receptor y número de identificación fiscal (NIF) de las dos partes y domicilio tanto del emisor como del receptor.
¿Qué ocurre si no emito factura electrónica?
Si eres un proveedor que está obligado a emitir factura electrónica y aún no lo haces, es posible que debas enfrentar problemas legales que conlleva a multas por parte de la DIAN.
¿Hay una fecha máxima para implementar la factura electrónica?
La Resolución 00042 determina distintos calendarios para llevar a cabo la debida implementación de la factura electrónica de acuerdo a la actividad económica principal de la empresa que está registrada en el RUT. Así mismo, las nuevas empresas que tengan esta obligación tienen un plazo de 2 meses para hacer el proceso.
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