1. La seguridad de la información es primordial, por eso gestionamos Certificado de Firma Digital Personalizado.
2. Nuestra plataforma cuenta con los más altos estándares de robustez, seguridad y versatilidad.
3. Brindamos 6 años de almacenamiento en la nube.
4. Contamos con una Suite de Soluciones Fiscales y con Planes Integrales que se adaptan a tus necesidades.
5. Nuestros planes incluyen soporte humano orientado a dar soluciones efectivas.
6. Somos Proveedor Tecnológico de Facturación Electrónica en Colombia Autorizado bajo la resolución DIAN 002542 del 07 abril del 2017 y la 002794 del 07 abril del 2022 por medio de la cual se renueva la habilitación.
7. Certificación de su sistema de gestión de seguridad de la información bajo la norma ISO/IEC 27001:2013

Si, The Factory HKA Colombia ha participado como empresa voluntaria en todos los planes pilotos organizados por la DIAN en donde logró probar las condiciones técnicas y funcionales de interoperabilidad entre las soluciones tecnológicas de facturación y nómina electrónica y el sistema de control, convirtiéndonos en Proveedor Tecnológico de Facturación Electrónica en Colombia Autorizado bajo la resolución DIAN 0002542 del 7 de abril de 2017 y la 002794 del 07 abril del 2022 por medio de la cual se renueva la habilitación como proveedor tecnológico de factura electrónica.

Contamos con diferentes canales de comunicación para cada una de las Áreas de The Factory HKA, a través de la sección de contacto y chat de soporte en nuestra página web así como también a través de correo electrónico, teléfonos fijos y móviles.

A través de la Responsabilidad 52 que se registra en el RUT para facturadores electrónicos. También a través del Formato de Vinculación y Factura emitida por The Factory HKA en donde se evidencia la contratación del servicio de factura electrónica.

En nuestra página web se puede encontrar una sección para cada producto en donde además de encontrar información general, también se cuenta con las preguntas frecuentes específicas de la solución que se está consultando.

No, el Certificado de firma digital se encuentra incluido en todos nuestros planes.

Debe contar con conexión a internet estable y un navegador actualizado en su computador

Es un tipo de firma digital que contiene claves criptográficas emitida por una Entidad Certificadora avalada por la ONAC a personas jurídicas o naturales, este permite acreditar la identidad del titular en la firma de documentos electrónicos garantizando:

• Autenticidad de la persona que emite el documento
• Integridad del documento garantizando que este no fue modificado o alterado después de firmado
• No repudio

El Certificado de Firma Digital es gestionado a través The Factory HKA, la entidad certificadora emite y entrega el archivo a The Factory HKA desde donde se realiza la carga del mismo a la cuenta del cliente usada para emitir documentos electrónicos

La renovación debe ser realizada a través de The Factory HKA, este elemento se contempla al momento de renovar el plan de transacciones contratado para la emisión de documentos electrónicos.

¡Contacta a nuestros asesores comerciales!

El Certificado de Firma Digital tiene el mismo valor que una firma manuscrita, debido a que aporta atributos de seguridad jurídica como autenticidad de la identidad del firmante, integridad de la información y por consiguiente NO REPUDIO de la transacción realizada. De esta forma se deja constancia verificable sobre lo que esta persona o entidad declara sobre el documento electrónico a que se refiere.

Al compartir el Certificado Digital o perderlo, se tiene el riesgo de que sea usado para firmar documentos que no estén autorizados por el titular de la firma y que no podrá rechazar legalmente en el futuro.

Son empresas autorizadas por la DIAN para prestar sus servicios de generación, transmisión, entrega, recepción y conservación de facturas electrónicas de venta a las personas obligadas a facturar electrónicamente.

Estos son algunos de los requisitos que deben cumplir las empresas para ser Proveedores Tecnológicos

• Estar constituido como sociedad en Colombia y/o como sucursal de sociedad extranjera
• Estar inscrito en el RUT
• Acreditar la certificación sobre los sistemas de gestión de seguridad de la información y la calidad de la información conforme a lo establecido por la DIAN
• Acreditar plan de contingencia que asegure la continuidad de operación relacionada a los servicios de generación y entrega de documentos electrónicos
• Estar habilitado como facturador electrónico y facturar electrónicamente
• Acreditar la infraestructura física, tecnológica y de seguridad conforme a lo establecido por la DIAN
• Acreditar condiciones y niveles de servicio conforme a lo establecido por la DIAN

• Adquirir el servicio de facturación electrónica con The Factory HKA
• – Habilitarse como Facturador Electrónico ante la DIAN

– Solicitar la nueva Resolución de Numeración para Facturación Electrónica y asociarla al proveedor tecnológico: The Factory HKA Colombia SAS

– Configurar la nueva resolución en el Portal de Facturación adquirido

– Emitir factura electrónica

Es el conjunto de propuestas que ofrece The Factory HKA a las necesidades fiscales que surgen de acuerdo a la normativa tributaria vigente, esta suite está formada por:

• Factura Electrónica
• Nómina Electrónica
• Documento de Soporte (próximamente)
• Recepción (próximamente)

Si, The Factory HKA Colombia SAS cuenta con certificación ISO 27001 la cual acredita los sistemas de gestión de seguridad de la información y la calidad de la información.

En The Factory HKA contamos con diferentes aplicaciones para que puedas facturar electrónicamente:

• Portal Web de Facturación
• Integración a través de más de 300 sistemas contables aliados
• Integración directa o indirecta con nuestra plataforma de facturación

Si, contamos con un equipo de profesionales capacitados para atender las consultas o casos que se presenten a nuestros clientes y también a nuestros aliados comerciales.
Nuestro equipo puede ser contactado a través de diferentes canales como: teléfono fijo, correo electrónico y chat en nuestra página web.
¡El servicio de soporte técnico se encuentra incluido en todos nuestros planes!

La firma digital del facturador electrónico debe incluirse al momento de la generación del documento electrónico con el objetivo de garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento. Esto de acuerdo a las normas vigentes y la política de firma establecida por la DIAN.

Los Certificados de firma digital que se gestionan a través de The Factory HKA Colombia tiene una vigencia de 1 año o 2 años de acuerdo al tipo de plan contratado.

Si, si ya cuentas con el servicio de Facturación Electrónica con The Factory HKA podrás usar el Certificado de Firma Digital que ya posees para transmitir los Documentos de soporte de pago de nómina electrónica.

Las Entidades de Certificación Digital son el tercero de confianza acreditado por ONAC, quienes tienen bajo su control la gestión de constatación, expedición, autenticación y registro histórico de los Certificados Digitales utilizados para las firmas de los documentos electrónicos.

Su operación de facturación se verá afectada por no contar con transacciones disponibles, en este caso debe comunicarse con un Asesor Comercial quien le orientará durante el proceso de compra de un nuevo paquete de transacciones o de plan integral.

Se debe contar con los documentos actualizados de la empresa en donde se verifica si hubo cambios en datos como: Razón Social o representación legal.

Adicionalmente, estos documentos actualizados también son requeridos por la entidad certificadora acreditada por la ONAC para la emisión de Certificados de Firma Digital

La gestión asociada al Certificado Digital toma entre 3 y 5 días hábiles contados desde el momento en que se recibe la documentación correcta para realizar este proceso. Una vez se encuentre emitido, se realiza la carga desde The Factory HKA a la cuenta correspondiente en ambiente de producción y se notifica al cliente final vía correo electrónico.

No, por motivos de seguridad de la información se requiere un Certificado Digital exclusivo para la emisión de documentos electrónicos a través de la plataforma de The Factory HKA.

Se debe cumplir con el proceso de contratación de servicio con The Factory HKA, posteriormente debe solicitar al Área de Mesa Control la documentación y formatos que se requieran para realizar el registro.

Debe solicitar una nueva autorización de resolución de numeración para factura electrónica en el portal MUISCA de la DIAN, luego esta debe ser asociada al Proveedor Tecnológico en el portal FACTURANDO ELECTRÓNICAMENTE de la DIAN y finalmente se debe realizar la configuración de la nueva numeración en el Portal Web de The Factory HKA.

1. Retención en la fuente (Planes de servicios y recompras): Servicios de licenciamiento o derecho de uso de software 3.5%
2. Retención en la fuente (Servicios por horas o venta de representaciones gráficas): Honorarios y comisiones (personas jurídicas) 11%
3. Retención de ICA (Solo aplica para empresas Domiciliadas en Bogotá): 9.66/1000

Los certificados de retención se envían al correo de: 

auditoria_co@thefactoryhka.com

Una vez seleccionado el plan o los servicios que necesita el cliente, podrá observar dos filas:

∙ La primera que le indica total servicios contratados (con IVA) 

∙ La siguiente fila le indica Total servicios menos retenciones = TOTAL A  PAGAR.

Porque si el formato quedó descontando retenciones que no corresponden  según su RUT, al momento de facturar no se causan y debe hacer la  cancelación total de la factura.

Debe comunicarse con su Asesor Comercial quien le informará sobre el proceso de compra de un nuevo plan en donde se compartirán los formatos actualizados, requisitos y el medio por donde deben ser enviados a The Factory HKA Colombia SAS

No, solo se requiere autenticar la Carta de Solicitud de Certificado Digital ante una notaría

Las transacciones correspondientes al nuevo plan contratado se verán reflejadas en un plazo de 1 día hábil, mientras que el Certificado Digital al ser procesado por un tercero (Entidad Certificadora) toma de 3 a 5 días hábiles en ser gestionado y cargado a la cuenta respectiva en ambiente de producción.

Debe comunicarse con el Área de Operaciones de The Factory HKA desde donde se verificará en qué punto quedó pausado su proceso y se darán las indicaciones para continuar.

Correo: mesacontrol_co@thefactoryhka.com

             proyectos_fel_co@thefactoryhka.com

Máster: +57 (601) 746.08.12 Opción 4

Debe solicitar la factura del servicio contratado al Área de Facturación a través del correo: facturación_co@thefactotyhka.com con los datos de la empresa: (NIT, Razón Social y  fecha de compra)

The Factory HKA está sujeta al 3.5% de retención en la fuente por el concepto “Servicio de licenciamiento y derecho de uso de software”

Puede comunicarse con el Área de Cartera de The Factory HKA a través de los siguientes medios:

Correo:  cartera_co@thfactoryhka.com 

             auditoria_co@thefactoryhka.com

Máster: +57 (601) 746.08.12 Opción 3

Celular:  318  4384296

Puede solicitarlo vía correo electrónico a cartera_co@thefactoryhka.com o verificar directamente en el Formato de Vinculación en donde también se encuentra esta información

Porque al seleccionar el tipo de contribuyente en el formato de solicitud del  servicio se identificó que aplica retenciones de impuesto. Debe validar si  corresponde con sus responsabilidades tributarias según el RUT

De Lunes a Viernes de 8:00am a 5:30pm

Debe solicitar la autorización de resolución de numeración para factura electrónica en el portal MUISCA de la DIAN, luego esta debe ser asociada al Proveedor Tecnológico en el portal FACTURANDO ELECTRÓNICAMENTE de la DIAN y finalmente se debe realizar la configuración de la nueva numeración en el Portal Web de The Factory HKA

Debe comunicarse con su Asesor Comercial quien le informará sobre el proceso de compra de un nuevo plan en donde se compartirán los formatos actualizados, requisitos y el medio por donde deben ser enviados a The Factory HKA Colombia SAS

En nuestra Wiki puede encontrar los distintos Manuales de los productos y sistemas, Seleccione el adecuado según su necesidad:

https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Categor%C3%ADa:Manuales

Si desea soporte de sus productos en DEMO y Producción, información de configuraciones en su portal de Factura Electrónica, asesorías en procesos de factura electrónica como registros y habilitación en la DIAN o reporte de casos en el servicio, puede contactar al equipo de soporte a través de los siguientes medios:

Correo:soporte_fel_co@thefactoryhka.com

Máster:+57 (601) 746 08 12 Opción 2

Whatsapp: 315 373 0525

Debe solicitar una nueva autorización de resolución de numeración para factura electrónica en el portal MUISCA de la DIAN, luego esta debe ser asociada al Proveedor Tecnológico en el portal FACTURANDO ELECTRÓNICAMENTE de la DIAN y finalmente se debe realizar la configuración de la nueva numeración en el Portal Web de The Factory HKA.

Contamos con un equipo de ingenieros especialistas en el proceso de integración entre los múltiples ERPs o Software Contables y nuestras plataformas de Facturación Electrónica y de Nómina Electrónica, ofrecemos esquemas de integración directa e indirecta. Nuestros canales de comunicación y atención para el área de integración son:

-Correo Electrónico: integracion_fel_co@thefactoryhka.com

-Wiki The Factory HKA Colombia: https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Secci%C3%B3n_para_clientes_de_Integraci%C3%B3n

-Sesiones virtuales los días martes y jueves a partir de las 8:30 am

Máster:+57 (601) 746 08 12 Opción 5, luego 1

A continuación se listan las principales funcionalidades que ofrecemos desde nuestros servicios de integración:

-Cómo saber si el documento electrónico fue entregado a mi adquirente por medio del método EstadoDocumento del Servicio Web de Emisión.

-Cómo puedo conocer la cantidad de folios disponibles a través del método FoliosRestantes.

-Para una emisión con adjuntos, ¿cómo puedo conocer si se culminó la sincronización de los mismos de manera satisfactoria?

– Obtención de código de respuesta con error por medio de siguientes array de strings en el Response del método Enviar: “mensajesValidacion”, “reglasNotificacionDIAN” y “reglasValidacionDIAN”.

Para mayor información por favor consultar en la FELCOWiki por medio del siguiente enlace:

https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/HKA_TIPS

Para contar con una cuenta en nuestra plataforma de producción de Factura Electrónica, debe cumplir con los siguientes puntos:

-Contratar el servicio de facturación electrónica con The Factory HKA

-Contar con Certificado de firma digital emitido

-Realizar registro de su cuenta en la plataforma demo de facturación

-Solicitar migración de su cuenta de ambiente demo a producción

Debe comunicarse con su Asesor Comercial quien le informará sobre el proceso de compra de un nuevo plan en donde se compartirán los formatos actualizados, requisitos y el medio por donde deben ser enviados a The Factory HKA Colombia SAS

Si desea soporte de sus productos en DEMO y Producción, información de configuraciones en su portal de Factura Electrónica, asesorías en procesos de factura electrónica como registros y habilitación en la DIAN o reporte de casos en el servicio, puede contactar al equipo de soporte.

Correo:soporte_fel_co@thefactoryhka.com

Máster:+57 (601) 746 08 12 Opción 2

Whatsapp: 315 373 0525

Para mayor informacion de como obtener soporte y ayuda por favor visite el siguiente link:

https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Descripci%C3%B3n_General_del_Sistema_-_Portal_DFactura_Validaci%C3%B3n_Previa#.C2.BFC.C3.B3mo_obtener_soporte_y_ayuda.3F

Debe enviar una carta  firmada por el Representante Legal al correo: soporte_fel_co@thefactoryhka.com  en donde se solicite el cambio del usuario indicando: Datos de la empresa (NIT y razón social), usuario actual, usuario nuevo y motivo del cambio.

En caso de consultas referentes a su software de contabilidad y manejo o configuración en el mismo, los invitamos primero consultar con su proveedor de software. Los proveedores de software nos contactaran en caso de requerir ayuda o soporte.

1.    Solicitar la autorización de resolución de numeración para talonario o papel en el portal MUISCA de la DIAN

2.    Notificar a la DIAN a través de una carta donde se declare el inconveniente tecnológico

3.    Expedir factura de venta de talonario o de papel durante la contingencia. En este tipo de facturas el documento fiscal es el generado en papel.

4.    Reportar a la DIAN las facturas generadas durante la contingencia dentro de las 48 horas siguientes al momento en que se supera el inconveniente tecnológico. Para hacer este reporte se debe haber asociado la numeración al Proveedor Tecnológico.

Contamos con documentación técnica, manuales de integración, presentaciones con análisis de cambios para cada una de las resoluciones y actualizaciones de la DIAN, Kits de desarrollos de software, ejemplos de requests, herramientas (APIs y dll). Esta información se encuentra en un repositorio en Google Drive y los enlaces para acceder a ella se comparten con las casas de software aliadas.

Estos son los tres escenarios de Emisión de Documentos con Representación Gráfica que manejamos en The Factory HKA Colombia SAS:

-Representación gráfica estándar

-Representación gráfica personalizada por TFHKA y

-Representación gráfica enviada como adjunto desde el sistema administrativo o ERP)

Para mayor información por favor consultar en la FELCOWiki por medio del siguiente enlace:

https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/M%C3%A9todos_servicio_adjuntos_web_soap_-_Indice_Manual_Integraci%C3%B3n_Directa#ESCENARIOS_EMISI.C3.93N_DE_DOCUMENTOS_CON_REPRESENTACI.C3.93N_GR.C3.81FICA