En el mundo de la facturación electrónica, surgen muchas preguntas sobre su aplicación en diferentes escenarios. Una de las más comunes es: ¿es realmente necesaria la recepción electrónica para las facturas que se pagan de contado? La respuesta corta es: ¡sí!

Aunque el pago se realice de forma inmediata, la recepción electrónica sigue siendo fundamental para cumplir con la normativa y evitar riesgos. En este artículo, te explicaremos por qué y cómo HKA Recepción puede ayudarte a gestionar este proceso de forma eficiente.

El mito del pago de contado

• • Muchas empresas creen que, al realizar un pago de contado, la factura se convierte automáticamente en un soporte válido para costos, deducciones e impuestos descontables. Sin embargo, esto no es así.
  • La DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) exige que, para que una factura sea válida, debe existir en sus bases de datos y el adquirente debe figurar como tal.
  • Si solo cuentas con un comprobante físico, como una representación gráfica o un papel, corres el riesgo de que la DIAN no reconozca esa operación en tu declaración tributaria.

La importancia de la recepción electrónica

• • La recepción electrónica te permite verificar que la factura de contado existe en la DIAN y que tú eres el adquirente.
  • Al registrar los eventos electrónicos de recepción, cumples con la normativa tributaria y evitas posibles sanciones.

HKA Recepción: Tu aliado para la recepción electrónica de pagos de contado

• • HKA Recepción te permite gestionar de forma eficiente la recepción electrónica de todas tus facturas, incluyendo las de pago de contado.
  • Con nuestra plataforma, puedes:
    • Verificar la existencia de las facturas en la DIAN.
    • Visualizar y organizar facturas a crédito y contado, notas crédito y débito.
    • Evitar errores y riesgos en tu gestión de facturas.
  • Además, HKA Recepción te ofrece otras funcionalidades que facilitan tu gestión de facturas, como la visualización de notas crédito y débito, la creación de agrupaciones de facturas y la generación de portal web para proveedores.

¿Qué hacer si una factura de contado no aparece en HKA Recepción?

• • Si recibes un comprobante físico de una factura de contado que no aparece en HKA Recepción, es importante que te comuniques con tu proveedor para que expida correctamente la factura electrónica.
  • Solicita al proveedor que te envíe la factura a tu correo electrónico único para recepción de facturas y de esta manera podrá subir el documento al portal de recepción y podrás hacerle el seguimiento de manera eficiente.
  • De esta forma, te aseguras de que la factura cumpla con todos los requisitos legales y evitas problemas con la DIAN.

La recepción electrónica es fundamental para todas las facturas, incluyendo las de pago de contado. No te arriesgues a tener problemas con la DIAN o la SIC. Con HKA Recepción, puedes gestionar este proceso de forma eficiente, segura y sin complicaciones.

 ¿Quieres saber más sobre cómo HKA Recepción puede ayudarte a cumplir con la normativa y optimizar tu gestión de facturas? ¡Contáctanos hoy mismo para una demostración gratuita!

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