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Sistema de facturación electrónica ¡Elige la mejor solución!
La implementación de un sistema de facturación electrónica se ha convertido en un elemento fundamental para las empresas en Colombia que buscan optimizar sus procesos contables y cumplir con las regulaciones gubernamentales.
La elección de la mejor solución es crucial para garantizar una transición suave y eficiente hacia este nuevo paradigma. Precisamente, en The Factory HKA hemos realizado este artículo, en el que vamos a explorar las claves para seleccionar el sistema adecuado. ¡Conócelas!
Sistema de facturación electrónica: Claves para elegir bien
Seleccionar el sistema de facturación electrónica adecuado es primordial para optimizar los procesos contables de tu empresa. Los factores claves para tomar la decisión correcta van más allá de la mera emisión de facturas, aquí te los detallamos:
Programas de facturación electrónica
Los programas de facturación electrónica son la columna vertebral de la transición hacia la era digital en el ámbito contable. Es vital que te tomes el tiempo de comprender sus características, así podrás tomar decisiones informadas, garantizando una implementación exitosa en tu empresa.
Las funcionalidades que debería tener integrada la solución que escojas son:
Adaptable
La adaptabilidad del programa es esencial para satisfacer las necesidades específicas de tu empresa. Asegúrate de que el sistema tenga la capacidad de integrarse fácilmente con otras plataformas utilizadas en tu organización, como softwares de contabilidad, inventario y gestión de clientes. Un factor que resulta clave para garantizar su éxito a largo plazo.
Automatización de tareas
La automatización de tareas es la piedra angular de la eficiencia en el proceso de facturación electrónica que ayuda a transformar la gestión de contabilidad. Una función que agiliza los procesos y reduce errores. Un buen sistema debe ser capaz de automatizar la generación de facturas, el seguimiento de pagos, y la actualización de registros contables.
Integral
Opta por una solución integral que abarque todas las etapas del proceso de facturación. Esto incluye la emisión, recepción, validación y almacenamiento de facturas electrónicas. Una solución integral puede simplificar la gestión diaria, reducir posibles errores y mejorar la precisión en todos los aspectos de la gestión contable.
Capacidad de almacenamiento
La capacidad de almacenamiento de un sistema de facturación electrónica es vital para cumplir con los requisitos legales de retención de documentos. Cerciórate de que el programa que vayas a seleccionar cuente con suficiente espacio para almacenar todas las facturas digitales generadas y recibidas durante el tiempo necesario según lo establecido por la DIAN.
Acceso rápido y fácil de usar
La usabilidad es clave en la adopción exitosa de cualquier sistema. Un diseño intuitivo y un acceso rápido a las funciones principales pueden mejorar la eficiencia y reducir el tiempo de capacitación. La facilidad de uso es un elemento fundamental para garantizar que tu equipo se adapte rápidamente al nuevo programa.
Seguridad
La seguridad de la información es prioritaria en cualquier sistema de facturación electrónica. Debes validar que cuente con ciertos estándares específicos y esenciales, como el cifrado y el control de accesos. Así estará protegida la integridad de la información financiera de tu empresa en un entorno digital en constante evolución.
Soluciones de facturación electrónica: 4 tips a tener en cuenta
Sí bien en el punto anterior hemos repasado las funcionalidades que debería tener integrado el sistema de facturación electrónica, es importante revisar algunos tips para que puedas seleccionar el proveedor más idóneo en Colombia. A continuación, vamos a desglosar 4 consejos que te ayudarán a tomar decisiones informadas y estratégicas:
Proveedor tecnológico autorizado por la DIAN
La elección de un proveedor tecnológico en Colombia reconocido y autorizado por la DIAN es un paso crítico en la implementación de la facturación electrónica. Esto garantiza que la solución cumple con las normativas fiscales y está actualizada según los requisitos legales.
Una acreditación que resulta crucial para reconocer la validez y legitimidad de tus transacciones electrónicas.
Alcance de la solución de facturación
Evaluar el alcance de la solución de facturación es determinante para una integración exitosa. Esta debe abarcar todas las etapas del proceso, no solo la emisión de facturas, sino también la recepción, validación y gestión de documentos relacionados. Un enfoque integral es fundamental para maximizar la eficiencia y garantizar la conformidad con las regulaciones.
Soporte técnico
El soporte técnico es un componente indispensable que deben otorgar los programas de facturación electrónica. Válida que el proveedor ofrezca respuestas rápidas y efectivas a cualquier problema o inquietud que pueda surgir. La disponibilidad de actualizaciones y parches de seguridad también es crucial para mantener la integridad del sistema.
Presupuesto disponible
La gestión del presupuesto es un factor crucial en la selección de una solución de facturación electrónica. Compara las opciones en el mercado en función de su relación costo-beneficio y escoge un sistema que se ajuste a tus necesidades y posibilidades económicas sin comprometer la calidad ni la eficacia.
Conclusión
La elección del sistema de facturación electrónica adecuado es un paso vital para garantizar el éxito de tu empresa en la era digital. Evalúa cuidadosamente las características mencionadas y selecciona una solución que se adapte a las necesidades específicas de tu negocio.
En The Factory HKA, somos especialistas en soluciones fiscales. Uno de los servicios que ofrecemos es la implementación de la facturación electrónica. Contamos con un portal construido bajo los lineamientos de la DIAN. Algunas de las soluciones que te brindamos son:
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Preguntas frecuentes
¿Es necesario conservar una copia física de factura electrónica?
No, la conservación debe llevarse a cabo de manera digital y hace referencia al archivo en formato XML. Por norma este tiene que guardarse por 5 años.
¿Existen sanciones por no expedir la factura electrónica?
Aquellos individuos u organizaciones que estén obligados a expedir factura electrónica y no lo hagan, podrán ser objeto de sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio o sitio donde ejerza la actividad, profesión u oficio de conformidad con lo dispuesto en los artículos 657 y 658 del Estatuto Tributario.
¿The Factory cuenta con certificaciones?
Así es. En The Factory estamos certificados como proveedores tecnológicos por la DIAN. Además, tenemos la Autorización OSE, Autorización de Facturador Electrónico, Certificación ISO, Autorización PSE y Certificación PAC.
¿Se debe capacitar a los empleados para utilizar un sistema de facturación electrónica?
Sí, la usabilidad es clave. Opta por un sistema con diseño intuitivo y acceso rápido para facilitar la adopción por parte de los usuarios. Capacitar al personal asegura un uso eficiente y reduce el tiempo de adaptación.
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