Recepción Electrónica

Los Documentos Electrónicos asociados a la Facturación electrónica son comprobantes en formato digital de índole fiscal, que para los efectos legales, tiene la validez de soporte de transacciones comerciales. En Colombia estos Documentos Electrónicos están regidos por la normativa que emana del ente regulador fiscal, la DIAN.

Así como una empresa puede ser Facturador Electrónico (emitir Documentos Electrónicos), también puede tener asociado el rol de Receptor Electrónico. Este rol indica que sus proveedores le envían Documentos Electrónicos que son comprobantes de sus transacciones comerciales bajo la figura de adquirente de bienes o servicios. De esta manera realiza la gestión de compras bajo la supervisión de la DIAN.

Esta recepción de Documentos Electrónicos se realiza con base en una cuenta de Correo Electrónico que debe ser informada a la DIAN, donde todos sus proveedores deben dirigir los Documentos Electrónicos emitidos a su nombre. El Documento electrónico según la Resolución 0042 de 2020 Artículo 11 literal ‘d’, debe ser adjunto de un correo a la cuenta informada a la DIAN, en formato zip, contentivo de dos archivos: un Contenedor Electrónico XML y una Representación Gráfica PDF.

Esta Recepción a su vez debe ser valorada por el Receptor por medio de varios eventos en un flujo de trabajo que indique si la transacción comercial se ha ejecutado satisfactoriamente o presenta reclamos sobre la misma. Todo esto con base en Comprobantes Electrónicos de cada evento que sirven de soporte a las fases de la Recepción, conocidos como Application Response, también en formato XML.

En este proceso puede ser agilizado con un sistema que gestione de manera cómoda estas funcionalidades en armonía con las regulaciones de la DIAN y mejorando la gestión de compras y cuentas por pagar de su empresa.