El documento equivalente es un soporte de venta de bienes y servicios que los facturadores electrónicos en Colombia pueden utilizar. Fue regulado para ser generado y transmitido de manera electrónica por la Resolución 165 de la DIAN. Actualmente existen 12 tipos de documentos equivalentes electrónicos.

La obligación de generar factura de venta y/o documento equivalente siempre ha existido. Sin embargo, la entrada en vigencia de la Resolución 165 de la DIAN adoptó un nuevo mecanismo para generar y transmitir los documentos equivalentes de acuerdo con fechas establecidas, iniciando el 1 de mayo de 2024 con el Documento POS Electrónico para Grandes Contribuyentes.

• Estar denominados con la expresión que lo identifique, añadiendo “electrónico" (excepto tiquete P.O.S.).
• Contener apellidos, nombre o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio.
• Discriminar el IVA, impuesto nacional al consumo, y otros impuestos con su tarifa aplicable.
• Llevar un número consecutivo determinado por el sujeto obligado.
• Indicar fecha y hora de generación y expedición (validación por la DIAN).
• Ser entregados al adquirente en formato electrónico junto con el documento de validación.
• Mostrar el valor total de la operación.
• Indicar la calidad del agente retenedor, autorretenedor, gran contribuyente o contribuyente SIMPLE.
• Incluir apellidos, nombre o razón social y NIT del fabricante del software y el nombre del software.
• Contener el Código Único de Documento Equivalente Electrónico (CUDE).
• Incluir la dirección de internet de la DIAN con información del documento en el código QR.
• Llevar la firma digital del emisor.
• Cumplir con los requisitos específicos según el documento y las condiciones técnicas del anexo técnico.

Es un elemento emitido por una Entidad Certificadora avalada por la ONAC a personas jurídicas o naturales, este permite acreditar la identidad del titular en la firma de documentos electrónicos garantizando:

• Autenticidad de la persona que emite el documento
• Integridad del documento garantizando que este no fue modificado o alterado después de firmado
• No repudio

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Se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente por todas y cada una de las operaciones que realicen:

• Los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA).
• Los responsables del impuesto nacional al consumo.
• Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, con excepción de los sujetos no obligados.
• Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
• Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del IVA, por el servicio prestado.
• Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación (SIMPLE).
• A partir del 1 de septiembre de 2020, los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido, en lo referente a estos productos.

Los 12 documentos equivalentes electrónicos son:

• Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.
• Servicios públicos domiciliarios.
• Tiquete de transporte de pasajeros.
• El extracto.
• Tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.
• Boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes a los juegos localizados.
• Documento en juegos localizados.
• Documento expedido para el cobro de peaje.
• Comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores.
• Documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.
• Boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas, y otros espectáculos públicos.
• Boleta de ingreso al cine.

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