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Beneficios de emitir factura electrónica para contribuyentes
En la era digital, la factura electrónica ha surgido como una herramienta fundamental para simplificar y agilizar los procesos de facturación en el ámbito empresarial. Un proceso regulado por la DIAN y que trae consigo varios beneficios.
Precisamente, en este artículo vamos a hablar acerca de las 7 ventajas que implica emitir factura electrónica para contribuyentes. Además, revisaremos la resolución que cobija la implementación de este documento. ¡Quédate e infórmate!
¿Todos los contribuyentes en Colombia deben emitir factura electrónica?
La facturación electrónica es un tema de mucha relevancia para las empresas en Colombia, desde su regulación en el 2020, se han establecido los parámetros y sujetos que están obligados a emitirla. ¿Pero todos los contribuyentes deben hacerlo? No. Existen varios grupos que se encuentran exentos y de los cuales hablaremos a continuación:
¿Cuál es la resolución para emitir factura electrónica en Colombia?
El Decreto Único Reglamentario en materia tributaria 1625 de octubre 11 de 2016 determina las primeras disposiciones para la regular la facturación electrónica en Colombia. Luego fue modificado por la Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020, la cual fue establecida por la DIAN.
Aquí se dictaminan los lineamientos y requisitos técnicos para emitir factura electrónica en Colombia. Esta resolución detalla los pasos que deben seguir los contribuyentes para adoptar este sistema, así como las especificaciones técnicas que deben cumplir los proveedores tecnológicos autorizados.
7 Beneficios para los contribuyentes de generar factura electrónica
Si haces parte del régimen contributivo y no te encuentras en el grupo que mencionamos anteriormente, entonces ya deberías estar emitiendo tu factura electrónica. Esto evitará multas financieras o cierre parcial o total de tu negocio. Por otro lado, la expedición digital de este documento trae consigo diferentes beneficios, conoce 7 de los más relevantes:
1. Mayor ahorro
La factura electrónica te permite eliminar los costos asociados con la impresión de facturas en papel, el almacenamiento físico de documentos y los gastos de envío postal. Así mismo, al reducir la dependencia de los procesos manuales, se minimizan los costos laborales relacionados con la gestión de facturación.
2. Aumento de la productividad
Podrás liberar recursos humanos y temporales que anteriormente eran destinados a la generación manual y el procesamiento de facturas en papel. Así se reduce la carga de trabajo administrativo que le va a permitir al personal enfocarse en tareas más estratégicas y de mayor valor añadido.
3. Reducción de errores humanos
Nunca estamos exentos de que ocurran errores humanos en la manipulación de las facturas, los cuales pueden ser costosos y derivar en diferentes situaciones como discrepancias en los registros financieros, retrasos en los pagos y pérdida de confianza del cliente. Al automatizar este proceso no habrá que ingresar datos y cálculos de forma manual, con lo cual se minimiza significativamente la probabilidad de equivocaciones.
4. Existe mayor transparencia
Este documento proporciona un registro digital detallado de todas las transacciones comerciales, lo que garantiza una mayor transparencia en las operaciones financieras de la empresa. Este registro puede auditarse y verificarse de forma práctica, lo que facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales y regulatorias. A su vez, promueve la transparencia y la confianza en las relaciones comerciales.
5. Facilidad en las transferencias
La implementación de este proceso permite a las empresas enviar y recibir facturas electrónicas de forma instantánea a través de medios electrónicos, lo que simplifica y acelera el proceso de pago. Esto suprime los retrasos asociados con el envío postal y los tiempos de entrega, facilitándoles a los negocios una mejor gestión de su flujo de efectivo y optimización de su capital de trabajo.
6. Mejora el control empresarial
Al tener un registro digitalizado y centralizado de todas las transacciones comerciales, las empresas pueden mejorar su capacidad para monitorear y controlar sus operaciones financieras. Lo cual otorga información en tiempo real sobre los ingresos, gastos y flujos de efectivo, contribuyendo a la toma de decisiones informadas y oportunas.
7. Automatización e integración con otros procesos
La factura electrónica puede integrarse de forma práctica con otros sistemas y procesos empresariales, como la contabilidad, el inventario y la gestión de clientes. Así se consigue una mayor automatización de los flujos de trabajo y una mejor eficiencia operativa en toda la organización.
Por ejemplo, al integrar este proceso con el sistema de gestión de inventario, los negocios pueden generar automáticamente facturas basadas en pedidos de clientes y actualizar los niveles de inventario en tiempo real.
Factura Colombia: En The Factory HKA somos proveedores autorizados
En The Factory HKA, entendemos la importancia de cumplir con las regulaciones fiscales y adoptar tecnologías innovadoras para simplificar los procesos administrativos de nuestros clientes.
Como proveedores autorizados de facturación electrónica en Colombia, ofrecemos soluciones integrales y seguras que les permite a las empresas:
Conclusión
Emitir factura electrónica representa una oportunidad única para los contribuyentes en Colombia, ya que ofrece una serie de beneficios que van desde el ahorro de costos y la mejora de la productividad, hasta la reducción de errores y la transparencia en las operaciones comerciales.
Al adoptar esta tecnología, los negocios pueden optimizar sus procesos de facturación y mantenerse competitivos en un entorno empresarial cada vez más digitalizado. ¡Contáctanos y recibe asesoría profesional!
Preguntas frecuentes
¿La emisión de facturación electrónica en qué formato debe hacerse?
De acuerdo a la legislación vigente, la emisión de la factura electrónica debe hacerse en formato XML, en este se hace el envío de la información de la factura y tiene que ser firmado por el Certificado Digital del emisor asegurando la autenticidad de su origen, integridad de la información y no rechazo.
¿The Factory se encuentra autorizado como proveedor tecnológico para emisión de facturas electrónicas?
Efectivamente. Estamos autorizados por la DIAN bajo la resolución 002542 del 07 de abril del 2017, así podemos prestar nuestros servicios de proveedor tecnológico de facturación electrónica en Colombia.
¿Cuáles son los datos obligatorios que debe contener una factura electrónica en Colombia?
Los datos que deben contener las facturas electrónicas en Colombia, de acuerdo al Artículo 617 del ET son: Nombres, apellidos o razón social, número del NIT de quien haga la venta del producto o preste el servicio, los mismos datos para el comprador, costo total de la operación, forma de pago, descripción de los bienes vendidos o servicios prestados, detallar impuestos de la transacción, fecha de vencimiento y el número consecutivo o resolución de facturación autorizada por la DIAN.
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