Recepción Electrónica

Los contribuyentes que deseen un medio para la recepción y control de sus documentos electrónicos. La recepción directa desde el portal está diseñada para personas con un bajo y alto volumen de operaciones, como pequeñas, medianas y grandes empresas o profesionales independientes.

Si, este correo electrónico debe ser el mismo que se define en el Portal de Habilitación de la DIAN y debe ser de uso exclusivo para recepción de documentos electrónicos.

Si, si ya cuentas con el servicio de Facturación Electrónica con The Factory HKA podrás usar el Certificado de Firma Digital que ya posees para transmitir los Documentos de soporte de pago de nómina electrónica.

Para configurar el correo electrónico de recepción, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Ingrese al portal de habilitación DIAN a través de la página web de la DIAN: https://www.dian.gov.co/ Luego ir a la sección “Temas de interés”, seguidamente ir a la sección “Factura Electrónica”y hacer clic “Habilitación”, se abrirá una ventana para iniciar sesión el Portal de Habilitación de la DIAN. Portal Habilitación DIAN
2. En el nombre del usuario en la parte superior derecha, haga clic en el avatar y luego en Configuración.
3. Se despliega un cuadro que dice «Correo electrónico para la recepción de facturas».
4. Diligencie el correo que usará para la recepción de documentos electrónicos.
5. Al finalizar, presione el botón Guardar.

Accedemos a la Cuenta creada única y exclusivamente para la recepción de documentos electrónicos.

1. Nos dirigimos a la esquina superior derecha y seleccionamos la opción de «Configuración»  damos clic en «Ver todos los ajustes».

2. Hacer clic en «Reenvío y correo POP/IMAP.» buscamos en el apartado «Acceso IMAP», seleccionamos Habilitar IMAP.

3. Luego hacer clic en «Guardar Cambios».

4. Seguidamente se debe proceder a configurar la «Verificación en 2 pasos» en su cuenta Gmail.

Damos clic sobre el icono de la cuenta -> Clic sobre  Gestionar tu cuenta de Google -> Seguridad -> Verificación en dos pasos -> Desactivación -> Empezar -> Activar.

5. Posteriormente debemos volver a la sección de “Seguridad”  

Seguridad -> Contraseña de aplicación -> crear una contraseña de aplicación -> Seleccionar   aplicación -> HKA Recepción -> Generar (El sistema nos generará una contraseña).

NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar cuando se vaya a configuración de credenciales del correo electrónico   en su portal HKA Recepción.

1. Inicie sesión en su cuenta de Yahoo

2. Acceda a la información de su cuenta haciendo clic en el avatar, ubicado en la parte superior derecha de la ventana

3. Haga clic en la opción «Seguridad» de la cuenta que se muestra en el menú ubicado en la parte izquierda de la ventana

4. En la parte central de la ventana, diríjase a la sección: Otras formas de iniciar sesión / Contraseña de aplicación, en donde podremos generar una contraseña para aplicaciones de terceros

5. Al hacer clic en «Generar contraseña» nos aparecerá una ventana donde se explica los escenarios donde es necesario hacer uso de esta contraseña, hacemos clic en «empecemos».

6. Luego nos solicita ingresar el nombre de la aplicación, aquí escribiremos «HKA Recepción» y hacemos clic en Generar contraseña.

7. Finalmente Yahoo nos dará la contraseña para la aplicación HKA Recepción la cual debemos copiar y guardar, ya que luego la necesitaremos para realizar la configuración del correo en el Portal Web.

• Radicar documentos electrónicos en caso de contingencia
• Consultar documentos recibidos por sus proveedores
• Consultar documentos de acuerdo al tipo, fecha de radicación o emisión, proveedor o algún parámetro personalizado.
• Asignar gestiones de documentos a usuarios definidos
• Emitir acuse de recibo, aceptación y rechazo el cual son firmados con el Certificado Digital propio del contribuyente
• Asignar estatus personalizados a los documentos
• Generar permisos a los proveedores para que accedan al portal para ver el estatus, documentos, gestión y descarga de acuses de recibido de sus documentos

Es un elemento emitido por una Entidad Certificadora avalada por la ONAC a personas jurídicas o naturales, este permite acreditar la identidad del titular en la firma de documentos electrónicos garantizando:

• Autenticidad de la persona que emite el documento
• Integridad del documento garantizando que este no fue modificado o alterado después de firmado
• No repudio

¡El Certificado de Firma Digital se encuentra incluido en todos nuestros planes!

1. Adquirir el servicio HKA Recepción (para verificar su licencia o comprar el servicio comunicarse al correo ventas_co@thefactoryhka.com)

2. Contar con una cuenta en ambiente de producción

– Si es un cliente vinculado, que cuenta con alguno de nuestros productos (factura o nómina electrónica), luego de adquirir Recepción activaremos el módulo de HKA Recepción en máximo 2 días hábiles.

– Si eres un cliente nuevo, debes estar atento al correo de inicio de proyectos para solicitar su pase a producción.

3. Dirigirse a la ventana de Inicio de sesión del Portal Web de Factura Electrónica: https://factura21.thefactoryhka.com.co/

4. Ingrese el Correo electrónico definido como usuario y la Contraseña

5. Valide reCAPTCHA haciendo clic en “No soy un robot” y finalmente haga clic en “Ingresar”.

1. Se habilitará la opción de Portal: Recepción para el usuario administrador de la cuenta y aquellos usuarios adicionales que cuenten con permisos para el módulo de HKA Recepción (si no le muestra la opción para el portal de recepción le recomendamos verificar si ha adquirido el servicio)
2. – Si es un cliente nuevo, debes estar atento al correo de inicio de proyectos para solicitar su pase a producción.

Antes de iniciar la explicación de la configuración interna del correo, debemos tener en cuenta los siguientes puntos:

1. De acuerdo a la Resolución 000042, se debe contar con un correo exclusivo para la recepción de facturas electrónicas y debe estar configurado en el portal de Habilitación de la DIAN.

2. Teniendo en cuenta que la Solución HKA Recepción hace un barrido de los correos que se encuentran en el buzón  de entrada, se recomienda que en ésta bandeja sólo se tengan los correos de aquellos documentos electrónicos que están pendientes por gestionar. 

De lo contrario, se cargará al Portal web todos los documentos electrónicos que tenga en su bandeja de entrada, lo cual representará un consumo de su paquete de folios asociados a documentos que ya están gestionados.

Para los correos con facturas ya gestionadas, es posible crear una carpeta nueva y agruparlos allí de forma que puedan consultarlos con facilidad cuando lo necesiten.

En ese sentido, recordemos que al correo sólo deben llegar los documentos electrónicos que le emiten sus proveedores. 

En caso de que reciba otro tipo de información como: correos de clientes, promociones, entre otros , será más complejo hacer seguimiento teniendo en cuenta que la solución HKA Recepción hace el barrido de forma automática en la bandeja de entrada para realizar la carga de los documentos en nuestro Portal Web, finalmente los clasifica en dos subcarpetas, por lo que no quedarán correos en su bandeja de entrada.

3. La configuración del correo tiene dos partes:

1. Configuración interna en la cuenta de correo

2. Configuración en el Portal HKA Recepción

1. Ingresar a su cuenta de correo Hotmail.

2. Seleccionar la opción de configuración que se encuentra en la esquina superior derecha y dar clic en VER TODA LA CONFIGURACIÓN DE OUTLOOK.

3. En el menú lateral izquierdo en «Correo», seleccione «Sincronizar correo electrónico», luego en «POP e IMAP» elija SI en «Permitir que los Dispositivos y Aplicaciones Usen POP»,

 4. Luego deben hacer clic en el botón «Guardar»