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19 AÑOS DE EXPERIENCIA INTERNACIONAL
Consideraciones Generales
La Nómina Electrónica es la versión digital de la nómina tradicional, con algunos conceptos complementarios y unas definiciones que es importante tener en cuenta. En Colombia queda establecida como un requerimiento obligatorio por la DIAN.
El manejo de la Nómina Electrónica incluye ítems diferentes a los que se manejaban en nómina tradicional. Todos los cambios que se incluyen en la Nómina Electrónica han sido basados en lo reglamentado en la Resolución DIAN 000013 del 11 de febrero del 2021.
A través de nuestro portal web de Nómina Electrónica se puede generar, transmitir y consultar los Documentos Soporte de Pago de Nómina Electrónica hacia la DIAN.
Es importante tener en cuenta que la Nómina Electrónica se debe reportar los primeros 10 días del mes vencido, enviando al menos un documento soporte de nómina electrónica por empleado al mes, si existieran notas de ajustes o novedades deben transmitirse en un documento soporte aparte.
Marco Legal
Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021: Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento.
En la Resolución 13 se establecen todas las reglas para la generación de la nómina electrónica en Colombia, en donde resalta que se debe emitir un documento de este tipo por empleado por mes y en caso de ser necesario, usar notas de ajuste, bien sea, de reemplazo o de eliminación, así como también, las novedades a la nómina.
También es importante destacar que antes de iniciar, existirá un proceso de habilitación en el cual los contribuyentes deberán seleccionar el software o proveedor tecnológico, que van a utilizar para la generación de la misma.
En cuanto al calendario de implementación, la Resolución 000013 sufrió una modificación gracias a la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021.
Resolución 000063 del 30 de julio de 2021: Modifica la fecha de Inicio de Habilitación en el portal de la DIAN hasta el 18 de agosto de 2021.
Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021
Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento .
Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021
Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento .
Leer MásResolución 000037 del 05 de mayo de 2021
En cuanto al calendario de implementación, la Resolución 000013 sufrió una modificación gracias a la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021.
Resolución 000037 del 05 de mayo de 2021
En cuanto al calendario de implementación, la Resolución 000013 sufrió una modificación gracias a la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021.
Leer MásResolución 000063 del 30 de julio de 2021
Modifica la fecha de Inicio de Habilitación en el portal de la DIAN hasta el 18 de agosto de 2021.
Resolución 000063 del 30 de julio de 2021
Modifica la fecha de Inicio de Habilitación en el portal de la DIAN hasta el 18 de agosto de 2021.
Leer MásNuestros Servicios
The Factory HKA Colombia ofrece un portal web para la generación, transmisión y consulta de la nómina electrónica hacia la DIAN, nuestra solución cuenta con varias funcionalidades que le permitirá realizar todas las configuraciones e incorporar datos para poder generar la liquidación de la nómina electrónica.
Generar comprobantes de nómina.
Consultar nóminas generadas.
Descargas de tus Comprobantes de Nómina
Descargar XML y PDF de representación gráfica del comprobante de nómina.
Mantener un listado de los trabajadores de su nómina.
Tool HKA
Tool automático de Habilitación para Nómina Electrónica, el cual le permitirá superar el set de pruebas con envío de los documentos requeridos para habilitarse ante la DIAN.
FAQS
Preguntas Frecuentes
01. ¿Qué es el Documento soporte de pago de nómina electrónica?
Es un documento electrónico que soporta los costos y deducciones derivados de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina, los cuales son descontables al momento de declarar y pagar el Impuesto sobre la renta e IVA.
Se debe enviar el documento de soporte de pago de nómina electrónica sólo para aquellos trabajadores con los que se tiene un contrato individual de trabajo.
03. ¿Quiénes están obligados a generar Nómina Electrónica?
Aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.
05. ¿Se puede implementar la solución de forma anticipada?
Si, en este caso la primera transmisión corresponderá al mes siguiente en que se lleva a cabo la habilitación ante la DIAN, en donde se indica el medio de operación a través del cual se cumplirá la obligación de generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica
07. ¿Por cuánto tiempo debe conservarse los documentos soportes de pago de nómina electrónica?
Los documentos soportes de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, que se generen, transmitan y validen deberán ser conservados por 3 años, de conformidad con lo indicado en el artículo 632 del Estatuto Tributario y el artículo 46 de la Ley 962 de 2005, modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016 y las normas que lo modifiquen o adicionen, garantizando que la información conservada sea accesible para su posterior consulta y, en general, que se cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 la Ley 527 de 1999
09. Si ya tengo un Certificado de Firma Digital para Facturación Electrónica, ¿puedo usarlo para Nómina Electrónica?
Si, si ya cuentas con el servicio de Facturación Electrónica con The Factory HKA podrás usar el Certificado de Firma Digital que ya posees para transmitir los Documentos de soporte de pago de nómina electrónica.
11. ¿Se debe solicitar autorización de numeración para Documento soporte y Notas de ajuste de pago de nómina electrónica?
No, la numeración documentos de soporte y notas de ajuste para pago de nómina electrónica debe ser generada y administrada por el empleador
02. ¿Qué es la Nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica?
Son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y que el sujeto obligado deberá ajustar o corregir, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la DIAN.
04. ¿Cuál es el plazo para el cumplimiento periódico de la transmisión del documento?
Los sujetos obligados tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, debiéndose generar la información, de conformidad con lo señalado en el artículo 3 de la Resolución 000013, para efecto de que la DIAN realice la validación del mismo.
06. ¿Con qué frecuencia debe generarse el Documento soporte de pago de nómina electrónica?
Deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado. Debe realizarse de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.
08. ¿Qué es el Certificado de Firma Digital?
Es un elemento emitido por una Entidad Certificadora avalada por la ONAC a personas jurídicas o naturales, este permite acreditar la identidad del titular en la firma de documentos electrónicos garantizando:
- Autenticidad de la persona que emite el documento
- Integridad del documento garantizando que este no fue modificado o alterado después de firmado
- No repudio
¡El Certificado de Firma Digital se encuentra incluido en todos nuestros planes!
10. ¿Las provisiones deben reportarse en Documento soporte de pago de nómina electrónica?
Las provisiones no se deben reportar en la Nómina Electrónica, ya que se basan en sucesos futuros, ya que según el Art. 283. Deudas. Para efectos de este estatuto las deudas se entienden como un pasivo que corresponde a una obligación presente de la entidad, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos
12. ¿Cómo implementar nómina electrónica en tu empresa?
- Adquirir el servicio de nómina electrónica con The Factory HKA
- Habilitarse ante la DIAN
- Configurar la numeración en el Portal Web de The Factory HKA
- Emitir documentos de soporte y notas de ajuste de pago de nómina electrónica