Nomina Electrónica

Es un documento electrónico que soporta los costos y deducciones derivados de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina, los cuales son descontables al momento de declarar y pagar el Impuesto sobre la renta e IVA.

Se debe enviar el documento de soporte de pago de nómina electrónica sólo para aquellos trabajadores con los que se tiene un contrato individual de trabajo.

Aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.

Si, en este caso la primera transmisión corresponderá al mes siguiente en que se lleva a cabo la habilitación ante la DIAN, en donde se indica el medio de operación a través del cual se cumplirá la obligación de generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica

Los documentos soportes de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, que se generen, transmitan y validen deberán ser conservados por 3 años, de conformidad con lo indicado en el artículo 632 del Estatuto Tributario y el artículo 46 de la Ley 962 de 2005, modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016 y las normas que lo modifiquen o adicionen, garantizando que la información conservada sea accesible para su posterior consulta y, en general, que se cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 la Ley 527 de 1999

Si, si ya cuentas con el servicio de Facturación Electrónica con The Factory HKA podrás usar el Certificado de Firma Digital que ya posees para transmitir los Documentos de soporte de pago de nómina electrónica.

No, la numeración documentos de soporte y notas de ajuste para pago de nómina electrónica debe ser generada y administrada por el empleador

Son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y que el sujeto obligado deberá ajustar o corregir, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la DIAN.

Los sujetos obligados tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, debiéndose generar la información, de conformidad con lo señalado en el artículo 3 de la Resolución 000013, para efecto de que la DIAN realice la validación del mismo.

Deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado. Debe realizarse de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.

Es un elemento emitido por una Entidad Certificadora avalada por la ONAC a personas jurídicas o naturales, este permite acreditar la identidad del titular en la firma de documentos electrónicos garantizando:

• Autenticidad de la persona que emite el documento
• Integridad del documento garantizando que este no fue modificado o alterado después de firmado
• No repudio

¡El Certificado de Firma Digital se encuentra incluido en todos nuestros planes!

Las provisiones no se deben reportar en la Nómina Electrónica, ya que se basan en sucesos futuros, ya que según el Art. 283. Deudas. Para efectos de este estatuto las deudas se entienden como un pasivo que corresponde a una obligación presente de la entidad, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos

• Adquirir el servicio de nómina electrónica con The Factory HKA
• Habilitarse ante la DIAN
• Configurar la numeración en el Portal Web de The Factory HKA
• Emitir documentos de soporte y notas de ajuste de pago de nómina electrónica