Facturación Electrónica

Es una nueva modalidad establecida por la DIAN, en donde el documento tiene un formato definido (XML) que debe ser generado por un Proveedor Tecnológico o Software autorizado cumpliendo con las condiciones y mecanismos tecnológicos que luego son validados por la DIAN al momento de recibir el documento, posteriormente éste es entregado al adquirente o comprador del producto o servicio.

No, de acuerdo a la legislación actual la factura electrónica es un documento en formato XML en el cual se envía la información de la factura y es firmado por el Certificado Digital del emisor garantizando la autenticidad de su origen, integridad de su contenido y no repudio. La factura entonces puede ser generada, transmitida y conservada utilizando medios electrónicos.

Se puede generar una representación gráfica de la factura electrónica en formato PDF para que el adquirente pueda cotejar de forma rápida los datos de su compra. Esta representación en PDF debe contar con los siguientes elementos de control: Código QR, CUFE o CUDE.

Corresponde a la validación del documento electrónico que realiza la DIAN previa a la entrega del mismo al adquirente o comprador de bienes y servicios.

Finalmente el adquirente recibe la factura electrónica de venta acompañada del documento electrónico de validación que también puede ser verificado en la página de la DIAN para asegurarse de que el documento recibido se encuentre correcto y de esta forma llevar un mejor control de sus facturas.

Los sujetos obligados a facturar son las personas naturales o jurídicas y demás sujetos que deben cumplir con la obligación formal de expedir factura de venta y/o documento equivalente, por todas y cada una de las operaciones de venta de bienes y/o servicios.

Están comprendidos dentro de este concepto los sujetos no obligados a expedir
factura de venta y/o documento equivalente que de manera voluntaria opten por
cumplir con la citada obligación formal.

De acuerdo a la última actualización normativa, la fecha máxima corresponde al 15 de diciembre del 2020.

Los nuevos sujetos que adquieran la obligación de expedir factura electrónica de venta, cuentan con 2 meses contados desde la fecha en que se adquiere la obligación para realizar la habilitación como facturador electrónico e iniciar a expedir factura electrónica de venta.

De acuerdo al Artículo 11 de la Resolución DIAN 000042, la factura electrónica de venta debe:

1. Estar denominada expresamente como factura electrónica de venta
2. Apellidos y nombres o razón social y NIT del vendedor
3. Apellidos y nombres o razón social y NIT del adquirente
4. Consecutivo autorizado por la DIAN
5. Fecha y hora de generación
6. Fecha y hora de expedición que corresponde a la fecha y hora de validación de la DIAN
7. Se debe entregar al adquirente el XML de la factura electrónica y el XML de validación de la DIAN
8. Indicar el número de ítems, unidad de medida, descripción específica y códigos de bienes vendidos, impuestos, valor unitario y valor total

No, la conservación debe realizarse de forma electrónica y se refiere al archivo en formato XML. Por norma éste debe ser conservado por 5 años.

Quienes estando obligados a expedir factura electrónica no lo hagan, podrán ser objeto de sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio o sitio donde ejerza la actividad, profesión u oficio de conformidad con lo dispuesto en los artículos 657 y 658 del Estatuto Tributario.

–Además del cumplimiento con lo establecido en la Resolución 000042 de la DIAN en donde se establece la obligación tributaria para todos los sujetos obligados a facturar, se tienen los siguientes beneficios:

-Disminución de costos

-Optimización de espacio de almacenamiento

-Facilidad en las transacciones 

-Mejora los procesos de negocios de las empresas

-Facilita la trazabilidad y seguridad de las operaciones

-Mejora el control empresarial

-Mejora la competitividad del país

-Disminución del uso de papel y consumibles, siendo amigable con el medio ambiente

Son empresas autorizadas por la DIAN para prestar sus servicios de generación, transmisión, entrega, recepción y conservación de facturas electrónicas de venta a las personas obligadas a facturar electrónicamente.

• Adquirir el servicio de facturación electrónica con The Factory HKA
• Habilitarse como Facturador Electrónico ante la DIAN
• Solicitar la nueva Resolución de Numeración para Facturación Electrónica y asociarla al proveedor tecnológico: The Factory HKA Colombia SAS
• Configurar la nueva resolución en el Portal de Facturación adquirido
• Emitir factura electrónica

• La seguridad de la información es primordial, por eso gestionamos Certificado de Firma Digital Personalizado.
• Nuestra plataforma cuenta con los más altos estándares de robustez, seguridad y versatilidad.
• Brindamos 6 años de almacenamiento en la nube.
• Contamos con una Suite de Soluciones Fiscales y con Planes Integrales que se adaptan a tus necesidades.
• Nuestros planes incluyen soporte humano orientado a dar soluciones efectivas.
• Somos Proveedor Tecnológico de Facturación Electrónica en Colombia Autorizado bajo la resolución DIAN 002542 del 07 abril del 2017.
• Certificación de su sistema de gestión de seguridad de la información bajo la norma  ISO/IEC 27001:2013

No, la numeración entregada por la DIAN corresponde a Facturas de Venta y Exportación.
La numeración de notas de crédito, débito y facturas de contingencia debe ser generada y administrada por el emisor.

Debe solicitar una nueva autorización de resolución de numeración para factura electrónica en el portal MUISCA de la DIAN, luego esta debe ser asociada al Proveedor Tecnológico en el portal FACTURANDO ELECTRÓNICAMENTE de la DIAN y finalmente se debe realizar la configuración de la nueva numeración en el Portal Web de The Factory HKA.

1. Solicitar la autorización de resolución de numeración para talonario o papel en el portal MUISCA de la DIAN
2. Notificar a la DIAN a través de una carta donde se declare el inconveniente tecnológico
3. Expedir factura de venta de talonario o de papel durante la contingencia. En este tipo de facturas el documento fiscal es el generado en papel.
4. Reportar a la DIAN las facturas generadas durante la contingencia dentro de las 48 horas siguientes al momento en que se supera el inconveniente tecnológico. Para hacer este reporte se debe haber asociado la numeración al Proveedor Tecnológico.

Es un elemento emitido por una Entidad Certificadora avalada por la ONAC a personas jurídicas o naturales, este permite acreditar la identidad del titular en la firma de documentos electrónicos garantizando:

• Autenticidad de la persona que emite el documento
• Integridad del documento garantizando que este no fue modificado o alterado después de firmado
• No repudio

¡El Certificado de Firma Digital se encuentra incluido en todos nuestros planes!

Factura de Venta electrónica

Factura de exportación electrónica

Nota de crédito electrónica

Nota de débito electrónica

Reporte de factura de contingencia

Notas de créditos no referenciadas

Notas de débito no referenciadas

Sincronización de adjuntos (aplican condiciones)