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¿Cuáles son los elementos de un documento de nómina web?
La nómina web es la versión digital de la nómina tradicional, un documento indispensable en la actualidad para cualquier empresa, en donde se consigna la información respecto a los pagos y deducciones que se llevan a cabo a los empleados por distintos conceptos laborales.
Este soporte debe contar con una serie de elementos para que pueda tener validez. En este artículo, hablaremos de ellos y los riesgos de no incluirlos, además te contaremos cada cuánto debe emitirse la nómina electrónica en Colombia. ¡Infórmate!
¿Es obligatoria la emisión de la nómina web en Colombia?
La nómina web ha quedado reglamentada por la DIAN bajo la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021. En esta se determinan todos los parámetros para la generación de este soporte de pago en Colombia.
En la cual se especifica que es obligatorio la emisión de este documento para todos los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que efectúen pagos o abonos en cuenta que provengan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados que se encuentren a cargo del empleador.
Qué elementos conforman el documento de nómina web?
El documento soporte de pago de nómina electrónica debe ser generado y transmitido hacia la DIAN para su posterior consulta. Con el fin de que sea legítimo y aceptado es necesario que contenga los siguientes elementos:
Encabezado
El encabezado del documento de nómina web se encuentra en la parte superior y allí se deben colocar datos claves como son:
Detalle de pagos y deducciones
En este apartado se deben desglosar todos los conceptos relacionados con el pago, como es el salario base, horas extras, bonificaciones, auxilio de transporte. Así mismo, las deducciones que corresponden a los aportes de salud, pensión, fondos de empleados, préstamos, ARL, retención en la fuente, entre otros.
Valores totales
En esta parte se deben especificar los valores totales correspondientes tanto a los detalles de pagos como a las deducciones. De igual forma, se indica el importe neto que se debe pagar a cada empleado.
A su vez, es posible ubicar otros datos importantes tanto para el emisor como para el receptor, como son el número de cuenta bancaria, tipo de contrato, cargo, entre otros.
Firma electrónica
Finalmente, todo documento de nómina web debe contener una firma electrónica que garantice su autenticidad y legalidad. Esta se obtiene a través de un certificado digital que genera un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.
¿Qué ocurre si el documento de nómina web no cuenta con alguno de estos elementos?
Si llegas a presentar la nómina electrónica sin alguno de los datos mencionados anteriormente, puedes recibir una multa que no alcance los 15.000 UVT (Unidad de Valor Tributario), según lo establecido en el artículo 651 del Estatuto Tributario. Algunos factores que determinan la sanción que puedes llegar a recibir son:
¿Cada cuánto debe generarse la nómina web en Colombia y a quién se reporta?
El documento soporte de nómina web debe generarse por cada empleado y transmitirse a la DIAN de manera mensual, dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se deriva de una vinculación laboral.
En The Factory HKA tenemos un software de nómina Colombia avanzado
En The Factory HKA entendemos la importancia de contar con herramientas eficientes para la gestión de la nómina electrónica en Colombia. Nuestro portal web certificado por la DIAN, ofrece diferentes funcionalidades para la generación, transmisión y consulta de este documento soporte. A través de nuestro software puedes ejecutar las siguientes acciones de forma práctica y segura:
Conclusión
La nómina web en Colombia ha simplificado y agilizado el proceso de gestión salarial, proporcionando un formato estandarizado que promueve la transparencia y facilita el cumplimiento de obligaciones tributarias y laborales tanto para empleadores como para empleados.
Es importante que dicho documento cuente con los elementos mencionados en este artículo para evitar multas económicas. Si te encuentras en la búsqueda de un software autorizado y certificado por la DIAN para la emisión de nómina electrónica, te invitamos a que te contactes con uno de nuestros asesores y recibas atención personalizada.
Preguntas frecuentes
¿Por cuánto tiempo debe conservarse el documento soporte de nómina web?
Cada documento de soporte de pago de nómina web que sea generado y transmitido debe conservarse por un periodo de cinco años que se cuentan a partir del primero de enero del año siguiente a su emisión.
¿Si poseo un Certificado de Firma Digital para facturación electrónica podré usarlo en mi documento de nómina?
Así es. Al contratar nuestro servicio de facturación electrónica podrás hacer uso del certificado de firma digital para llevar a cabo la transmisión de los documentos de soporte de nómina web.
¿Cuáles son los beneficios de implementar nómina electrónica para los empleadores?
Algunos de los beneficios que tienen los empleadores al implementar la nómina electrónica son la disminución de costos operativos, obtener un mejor control tributario, mayor transparencia con sus empleados, optimizar sus procesos administrativos y cumplir con las obligaciones fiscales.
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