Todo lo que debe saber sobre la Contingencia de Facturación Electrónica

La Contingencia de Factura Electrónica es cualquier situación en donde haya un impedimento en la generación, transmisión o validación de una factura electrónica de venta en su empresa. Por este motivo recomendamos tomar métodos alternativos en la generación del documento que avale la transacción de la venta ya que evitarán la interrupción en su operación de facturación.

En The Factory HKA Colombia estamos comprometidos con la continuidad de su operación de facturación, por este motivo compartimos los escenarios de contingencia atribuibles al Contribuyente o Emisor de factura electrónica:

1. Falla en los sistemas de facturación como: caída del suministro eléctrico, caída de los servidores del software contable y de facturación, entre otros
2. Falla en la conexión con el Proveedor Tecnológico, por ejemplo: caída de internet
3. Falla del Proveedor Tecnológico

En estos escenarios el contribuyente podrá generar una factura de contingencia tipo 3 sustentada en la Resolución 000042 del 2020.

El proceso establecido para una Contingencia de la Resolución 000042 es:

ANTES DE LA CONTINGENCIA

1. Solicitar en el Portal MUISCA-DIAN una Resolución de numeración de factura de venta de Talonario o Papel-Contingencia
2. Asociar la numeración de contingencia The Factory HKA Colombia en el Portal FACTURANDO ELECTRÓNICAMENTE de la DIAN
3. Crear los secuenciales de contingencia en el Portal Web de Facturación Electrónica de The Factory HKA
4. Si la factura de contingencia se va a generar en papel, debe tener pre impreso un talonario con las características descritas en el Artículo 617 del Estatuto Tributario
5. Si la factura de contingencia se va a generar por medios tecnológicos, debe considerar que en la generación del documento deben tener las características descritas en el Artículo 617 del Estatuto Tributario y adicionalmente las descritas en el Artículo 33 de la Resolución 000042 del 2020

DURANTE LA CONTINGENCIA

1. El facturador electrónico deberá generar una carta declarando el inconveniente tecnológico, la cual debe estar firmada por el representante legal de la compañía y remitir al correo electrónico contingencia.facturadorvp@dian.gov.co con lo siguiente:

– Asunto: NIT de la empresa separado con un guión el dígito de verificación; Nombre de la empresa.

– Adjunto: PDF de la carta donde se declaren en contingencia con la firma del representante legal.

– Cuerpo del correo: Datos de contacto (Nombres, teléfono/Celular de contacto).

      2. Expedir factura de venta de talonario o de papel durante la contingencia ya sea de forma manuscrita o por medios tecnológicos. En este tipo de facturas el documento fiscal es el generado en papel.

Debe considerar conservar una copia de las facturas generadas en talonario o papel para su posterior transcripción como documento electrónico de transmisión a la DIAN

DESPUÉS DE LA CONTINGENCIA

1.El facturador electrónico deberá generar una carta declarando la superación del inconveniente tecnológico, la cual debe estar firmada por el representante legal de la compañía y remitir al correo electrónico contingencia.facturadorvp@dian.gov.co con lo siguiente:

– Asunto: NIT de la empresa separado con un guión el dígito de verificación; Nombre de la empresa.

– Adjunto: PDF de la carta donde se declaren en contingencia con la firma del representante legal.

– Cuerpo del correo: Datos de contacto (Nombres, teléfono/Celular de contacto).

2.Una vez el facturador electrónico supere el inconveniente tecnológico deberá volver a su proceso de facturación electrónica.

3. Las facturas generadas durante el periodo de contingencia deberán ser reportadas a la DIAN como factura de Contingencia o tipo 3. El facturador enviará dentro de las 48 horas siguientes al momento en que se supera el inconveniente los documentos electrónicos de transmisión.

Las facturas de contingencia pueden ser reportadas a través de The Factory HKA por dos medios:

1. Portal Web de Facturación Electrónica, por este medio el documento electrónico de transmisión deberá ser transcrito de forma manual
2. Servicio de Integración, si su Sistema Contable tiene las adecuaciones requeridas, podrá hacer el reporte del documento electrónico de transmisión desde el mismo.

4. Para los documentos de notas crédito y notas débito, el facturador NO debe usar la numeración de contingencia, sino el consecutivo propio normal. Las notas enviadas a la DIAN serán validadas de manera normal en la DIAN. Por lo anterior, no existe el concepto de nota en contingencia.

Somos The Factory HKA Colombia, especialistas en Soluciones Fiscales.