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Gestión y requisitos de Documento Soporte Electrónico DIAN
El documento soporte electrónico respalda las adquisiciones de bienes o servicios realizadas a proveedores no obligados a expedir factura. Este mecanismo sustituye el antiguo documento equivalente físico y debe transmitirse en formato XML a la DIAN para validar la deducción de costos y gastos fiscales.
De acuerdo con la Resolución 000042 de la DIAN, el documento soporte debe contener los siguientes elementos:
- Denominación explícita: Estar denominado como “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar".
- Fecha de operación: Coincidir con la fecha exacta de generación del comprobante.
- Datos del vendedor: Nombre, razón social y NIT. (Para no residentes fiscales sin RUT en Colombia, se valida el número de identificación de su país de origen).
- Datos del adquirente: Nombre, razón social y NIT del comprador de los bienes o servicios.
- Numeración consecutiva autorizada: Contar con el rango, prefijo y vigencia aprobados en el servicio informático de la DIAN.
- Descripción del servicio o bien: Detalle específico de la transacción realizada.
- Valor total: Desglose del monto final de la operación.
Cumplimiento al 100% con The Factory HKA: Nuestra plataforma integra la habilitación de rangos de numeración, valida los datos del proveedor y transmite el archivo firmado digitalmente a la DIAN en segundos.
Éxito en Números
26.5
K
Clientes Felices
800
M
Transacciones Realizadas
300
+
Aliados Comerciales
140
K
Transacciones por hora
Funcionalidades de la Plataforma de Documento Soporte DIAN
Genera, transmite y gestiona el documento soporte electrónico por adquisiciones a sujetos no obligados a facturar de forma 100% automatizada. Nuestro portal simplifica la gestión contable, valida datos ante la DIAN en tiempo real y garantiza el resguardo digital de tus transacciones.
Generación de Documento Soporte Electrónico
Generación individual y transmisión automática a la DIAN con firma digital incluida.
Generación de nota de ajuste
Generación inmediata de notas de reemplazo y anulación para corregir comprobantes.
Registro y Carga Masiva de Proveedores
Carga masiva de terceros no obligados a facturar y administración centralizada de datos.
Control de Numeración de documento soporte electrónico
Carga, actualiza y administra la información de tu personal, tipos de contrato y novedades laborales desde un solo lugar.
Reportes y Almacenamiento en la base de datos
Descarga de XML/PDF y generación de reportes contables con resguardo por 6 años
Marco Normativo y Obligatoriedad del Documento Soporte DIAN
Desde el 1 de agosto de 2022, la transmisión electrónica del documento soporte ante la DIAN es un requisito obligatorio para todas las empresas y personas naturales en Colombia que necesiten soportar costos y deducciones fiscales en su Declaración de Renta por compras a no obligados a facturar.
- Resolución DIAN 000488 de 2022: Modificó la Resolución 000167 y fijó el 1 de agosto de 2022 como la fecha límite e inicio definitivo de la transmisión electrónica en formato XML.
- Resolución DIAN 000167 de 2021: Estableció el anexo técnico oficial para la generación, transmisión y validación del documento soporte y sus notas de ajuste.
- Resolución DIAN 000042 de 2020: Definió los requisitos de fondo, la necesidad de solicitar rango de numeración autorizada y los campos obligatorios del comprobante.
Leyes y Resoluciones
Resolución 000042 del 05 de mayo del 2020
En la cual se establecen los requisitos y la reglamentación de la factura electrónica y los calendarios de implementación de la misma.
Resolución 000042 05 de mayo del 2020
En la cual se establecen los requisitos y la reglamentación de la factura electrónica y los calendarios de implementación de la misma.
Leer MásResolución 000037 del 05 de mayo del 2021
En la cual se modifican algunos artículos y el anexo técnico de la resolución 000042.
Resolución 000037 del 05 de mayo del 2021
Se establece la fecha en la cual quedará disponible cada una de las funcionalidades del sistema de factura electrónica.
Leer MásResolución 000167 del 30 de diciembre de 2021
En la cual se define como nueva fecha de implementación del documento soporte y se incluye el anexo técnico para la generación y transmisión del documento.
Resolución 000167 del 30 de diciembre de 2021
En la cual se define como nueva fecha de implementación del documento soporte y se incluye el anexo técnico para la generación y transmisión del documento.
Resolución 000488 del 29 de Abril de 2022
En la cual se modifica el artículo 6 de la Resolución 000167 de 30 de diciembre de 2021.
Resolución 000488 del 29 de Abril de 2022
En la cual se modifica el artículo 6 de la Resolución 000167 de 30 de diciembre de 2021.
Leer MásFAQS
Preguntas Frecuentes en Documento Soporte Electrónico
01. Documento Soporte Electrónico DIAN ¿Para qué sirve?
El Documento Soporte Electrónico es el comprobante digital que generas tú mismo como comprador para legalizar la salida de caja. ¿Su objetivo real? Demostrarle a la DIAN que la compra existió para que puedas restar esos costos, deducciones e impuestos descontables en tu declaración de renta sin riesgo de sanciones o rechazos.
02. ¿Quiénes están obligados a emitir un Documento Soporte Electrónico?
La tarea recae sobre el comprador, también si tu empresa o negocio declara renta o es responsable de IVA y le compra a personas no obligadas a facturar, eres tú quien elabora y transmite el reporte. Quien te vendió no debe hacer ningún trámite, ni tener firma digital, ni registrarse en la plataforma.
03. Plazo para transmitir el documento soporte a la DIAN
La norma permite adaptar el envío al volumen de tu área contable mediante dos alternativas:
- Transmisión individual: generas el archivo el mismo día en que realizas la compra.
- Transmisión individual: Generas en un solo envío XML todas las operaciones realizadas con un mismo proveedor durante la semana.
04. ¿Cómo se realiza el proceso de habilitación del Documento Soporte Electrónico?
Se ingresa al portal MUISCA de la DIAN, se solicita la autorización del rango de numeración consecutiva con su respectivo prefijo y se asocia a The Factory HKA como Proveedor Tecnológico autorizado para la transmisión
05. Documento Soporte Electrónico y Factura Electrónica (o DTE) ¿Cuáles son sus diferencias?
El sentido del dinero lo cambia todo: la factura respalda lo que cobras (tus ingresos), mientras que el documento soporte electrónico justifica lo que pagas a quienes no facturan (tus egresos).
(Sobre la sigla DTE: en otros países de Latinoamérica se usa para hablar de Documentos Tributarios Electrónicos, pero la DIAN en Colombia lo reglamentó bajo el nombre exacto de Documento Soporte en Adquisiciones a No Obligados a Facturar).
6. ¿Cómo se corrige un Documento Soporte transmitido con errores?
Un XML aprobado por la DIAN se vuelve inalterable: no existen los botones de edición ni borrado. Si cometiste un error en los montos, digitaste mal un NIT o tocó anular la transacción, la única salida legal es emitir una Nota de Ajuste al Documento Soporte.
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